Zacznijmy od początku. Co roku SolDevelo organizowało staż wraz z OpenMRS podczas wakacji dla studentów z trójmiejskich uczelni. Była to niemal tradycja. Na wakacje w firmie pojawiały się nowe osoby , było dużo integracji i wesołych przerw obiadowych.
Jednak ten rok od początku był trochę inny. Od marca do kraju z wielkim hukiem wkroczyła pandemia, która w podobnym czasie objęła także cały świat obalając wszelkie prognozy i tendencje zapowiadane na ten rok. Był to moment, w którym już wiedzieliśmy, że firmie nie uda się zorganizować stażu w takiej formie jak odbywał się on w poprzednich latach. Na ten fakt nałożyły się także zmiany w prowadzonych projektach, które przez światową pandemię zostały wstrzymane lub całkowicie zablokowane. Z pewnością nie był to czas, aby myśleć o nowych inwestycjach i zmianach w firmie związanych z nowymi osobami.
OMRS2020 to pierwsza edycja naszego głównego projektu i stażu prowadzonego przez Fundację, która przejęła projekt w wyniku wspomnianych wcześniej czynników. Założenia projektowe były ambitne, tak samo jak jego idea. “Celem Programu jest szerzenie idei wolontariatu w projektach typu Open Source wśród programistów, studentów informatyki, kierunków pokrewnych oraz innych osób chcących rozwijać swoje umiejętności programowania.” Brzmi bardzo mądrze, prawda? Taki też był plan, ale już wykonanie okazało się trochę inne.
Realność prowadzenia projektów
Na początku projekt wyglądał super, co prawda mieliśmy baaardzo mało czasu na zorganizowanie wszystkiego, ale wierzyłam, że przy odpowiedniej organizacji pracy i obowiązków wszystko się uda i zdążymy na czas. Nie mam pojęcia, co ja wtedy sobie myślałam, ponieważ uważałam, że wszystko się uda ogarnąć w zaledwie dwa tygodnie jest to przecież sporo czasu, a to był mój pierwszy projekt w życiu. Ponad to, to ja miałam wszystko nadzorować i pilnować, rozsyłać i pytać ludzi o postępy. Nie mogę powiedzieć, że zabieranie się za to było złą decyzja, ponieważ nauczyłam się mnóstwa rzeczy, zdobyłam cenne doświadczenie, także osobiście się przejechałam na kilku rzeczach, ale na pewno był to jeden z najbardziej wymagających i stresujących okresów mojej pracy w Fundacji. Jestem perfekcjonistką, więc chciałam aby wszystko wyszło idealnie i było dopiete na ostatni guzik.
Już w pierwszych dniach napotkaliśmy problemy. W Polsce obowiązuje mnóstwo przepisów, regulaminów i zasad, które trzeba zawrzeć w regulamienie konkursu, aby był on zgodny z prawem i np nie łamał międzynarodowych ustaw np RODO. Pracowałyśmy nad regulaminem kilka dni, co było niezbędne aby ruszyć z dalszą częścią przygotowań do stażu. Na początku wydawało mi się, że na status poświęcimy maksymalnie 2 dni. W rzeczywistości zajęło nam to aż tydzień i dopiero wtedy mogliśmy opublikować ostateczny regulamin, a później także rozpocząć promocję projektu, zapraszanie uczestników do praktyk i przygotowywanie materiałów dla nich.
Kolejne opóźnienia
Już po kilku dniach pracy nad projektem miałyśmy znaczne opóźnienia, które pogłębiały się z każdym dniem. Nie byłam w stanie nadrobić czasu poświęconego na dopracowanie regulaminu, gdyż wiele rzeczy zależało także od moich koleżanek, które pracowały ze mną nad tym projektem. W tamtym momencie cieszyłam się, że tak dobrze się z nimi dogaduje i tworzymy zgrany zespół. Naprawdę nie wiem co bym zrobiła gdybym została z tym sama bez żadnego wsparcia z ich strony.
Uwierzcie, że dla osoby, która nienawidzi robić rzeczy na ostatnią chwilę i lubi mieć wszystko wcześniej ogarnięte była to ciężka sytyacja. Niestety regulamin nie był naszym jedynym problemem, ponieważ nie miałyśmy przygotowanym materiałów marketingowych do opublikowania na stronach internetowych, w mediach społecznościowych i wysłania ich do partnerów. Wydawało mi się, że uda nam się pracować nad tym jednocześnie z pracą nad regulaminem, ale pierwsze zadanie zajęło nam na tyle sporo czasu, że nie miałam czasu myśleć o szacie graficznej naszych ulotek, równocześnie jeszcze prowadząc “codzienne” sprawy Fundacji. Jeszcze raz byłam do tyłu z pracą.
Ogromne podziękowania dla dziewczyn z SolDevelo, które bardzo pomogły mi na każdym etapie prac – kontaktowały się z prawnikiem w sprawie regulaminu, pracowały nad materiałami z grafikiem, pomogły przygotować materiały do publikacji w mediach społecznościowych oraz brały udział w wielu innych działaniach, które musiałyśmy wykonać w pierwszych tygodniach.
Im dalej w las tym ciemniej…
Aby przygotować regualmin, materiały promocyjne, znaleźć partnerów/ uczelnie/ szkoły programowania, które mogłyby być zainteresowane pomocą w promocji projektu i zachęceniem studentów do udziału w naszych Praktykach, miałam nie więcej niż 2 tygodnie. Było to zadanie o tyle trudniejsze niż mogłoby się wydawać, gdyż pisałam wtedy pracę licencjacką i przygotowywałem się do obrony dyplomu, która zabierała znaczną część dnia.
Po długich dniach pracy nad projektem, przygotowaniu każdej jego części dla nowych stażystów i staraniu się, aby był naprawdę fajny i interesujący, w końcu mogliśmy rozpocząć rejestracje. Ponieważ od początku do końca mieliśmy tylko dwa tygodnie, pomyślałam, że zarejestruje się tylko kilka osób z uwagi na słabą promocję projektu. Z tego powodu nawet nie myślałem o narzędziu, które mogłoby mi pomóc w tym procesie. Niestety był to kolejny błąd, który popełniłam podczas projektu, a który kosztował mnie dużo czasu później. Jednak temat narzędzi, które mogłyby mi się przydać, a niestety z nich nie skorzystałam jest już historią na kolejny post.
Dziękuję, że poświęciliście czas na przeczytanie moich zmagań z notabene swoim pierwszym projektem w życiu i pierwszym tak dużym przedsięwzięciem. Mam nadzieję, że nie popełnicie moich błędów i pomyślicie o wszystkim zawczasu.
Link do wcześniejszych artykułów o naszym stażu: Jak wygrać nagrodę w konkursie programistycznym?, Jak ważna jest rola mentora w międzynarodowej organizacji?, Write Code and Save Lives. Praca społeczna w OpenMRS.
